La création de contenus impose un rythme soutenu qu’on a parfois bien du mal à tenir dans la durée. La régularité est pourtant essentielle lorsque l’on souhaite développer sa visibilité sur Internet, que ce soit à travers un blog, une newsletter ou sur les réseaux sociaux.
Heureusement, avec une bonne organisation et un peu de rigueur, il est tout à fait possible de tenir la cadence.
Pour gagner du temps et éviter de vous essoufler au bout de quelques mois, la mise en place d’un planning éditorial s’avère indispensable. Ce calendrier est un outil incontournable que vous devrez créer avant même de vous lancer. Véritable fil d’Ariane dans votre démarche, il va vous permettre d’anticiper vos actions, de consigner et de structurer toutes vos idées, de planifier vos tâches et d’avoir une meilleure vision de vos contenus à long terme.
Vous l’aurez compris, c’est l’outil incontournable à toujours avoir sous la main 🙂
Maintenant, vous vous demandez certainement comment vous y prendre pour le mettre en place de manière efficace… Découvrez la démarche à suivre dans la suite de cet article !
1/ Choisir le bon outil de planification pour concevoir votre planning éditorial
La première chose à faire avant de créer votre calendrier éditorial est de trouver l’outil le plus adapté à vos besoins et à votre manière de fonctionner. Il en existe un certain nombre, mais je ne vous parlerai ici que de ceux que je maîtrise parfaitement et qui sont, selon moi, parmi les plus adaptés à cet usage (parmi les plus reconnus aussi).
Notion :
C’est mon coup de coeur de l’année 2020 et donc celui que j’utilise actuellement pour mes clients et moi-même. Son principal atout est d’être personnalisable à l’infini avec d’innombrables fonctionnalités.
Au-delà du simple planning éditorial, il a révolutionné mon organisation toute entière et me permet de gérer et de centraliser à peu près tous les pans de mon travail.
Son seul défaut à mon sens (si l’on peut parler de défaut) est qu’il nécessite un petit temps de prise en main, mais une fois la bête apprivoisée, on ne peut tout simplement plus s’en passer ! Si le sujet vous intéresse, dites-le moi en commentaire et j’écrirai un petit article pour vous le présenter plus en détail 🙂.
Voici un exemple de planning éditorial fictif créé avec Notion. Il s’agit là d’un type de “vue” en colonne communément appelé “board”, mais vous pouvez également l’afficher sous d’autres formes : tableau, galerie d’images, timeline, calendrier, simple liste…
Les avantages d’un outil comme Notion sont son ergonomie ultra fluide, son immense potentiel de personnalisation et la possibilité de l’utiliser de manière collaborative (avec des clients ou d’autres membres de votre équipe). L’outil est accessible gratuitement avec la majorité de ses fonctionnalités et la possibilité de partager une page – comme votre calendrier éditorial donc – avec d’autres personnes. Pour travailler sur un espace de travail complet avec plusieurs collaborateurs, il faut compter un abonnement mensuel de 5€ par membre, ce qui selon moi reste raisonnable pour un outil aussi puissant.
Trello :
C’est l’autre outil génial que j’utilisais avant de découvrir Notion et que j’utilise encore avec certains de mes clients pour sa simplicité de prise en main. Cet outil fonctionne également avec un système de boards (vue colonnes) où vous pourrez facilement faire des glisser-déposer de “cartes” pour les trier selon l’avancement de votre projet. Une carte équivaut à une publication dans ce cas précis.
Tout comme Notion, Trello permet également un affichage au format calendrier pour un meilleur repérage temporel. Il est également conçu pour un usage collaboratif avec un système de commentaires très pratique.
Contrairement à Notion, l’outil se comprend et se maîtrise en un rien de temps. Il est cependant un peu plus limité au niveau de la personnalisation et des fonctionnalités, mais utilisé pour un planning éditorial uniquement, cela ne pose aucun problème. Trello est lui aussi accessible gratuitement dans sa formule de base (forfait premium pour plus de fonctionnalités et un travail collaboratif plus poussé).
Parce qu’une image vaut mieux qu’un long discours. Voici un exemple de calendrier éditorial créé avec Trello. Comme vous le voyez, le fonctionnement est assez similaire à celui de Notion.
Google Sheets
C’est ce que j’utilisais à mes débuts, avant de découvrir Trello puis Notion. Je vous présente Google Sheets plutôt qu’Excel dans la mesure où celui-ci est plus adapté à un travail collaboratif et accessible partout, mais pour tout le reste, le fonctionnement est exactement le même.
Si vous optez pour cette formule, vous devrez créer un tableau où vous indiquerez les différents éléments nécessaires à votre planning : date de publication, sujet, catégorie, support / canal utilisé, statut, etc. C’est donc assez simple à mettre en place et il vous suffira de connaître les rudiments d’Excel pour le réaliser. En revanche, l’outil est bien moins fluide à manier et les fonctionnalités sont beaucoup plus limitées qu’avec un logiciel de gestion de projet. Cela convient à mon sens pour une production de contenu relativement limitée.
Définir vos axes éditoriaux
Pour tenir un planning éditorial diversifié et ne jamais manquer d’inspiration, il est préférable de commencer par définir ses axes éditoriaux (si cela n’a pas encore été fait). Il s’agit là des différentes typologies de contenus que vous allez définir dans votre stratégie éditoriale et que vous répartirez de manière équilibrée dans votre planning pour satisfaire au mieux votre persona.
Pour vous donner quelques exemples tous supports confondus (blog, réseaux sociaux, newsletter…), il peut s’agir de “rubriques” telles que les conseils et astuces, les études de cas, les témoignages clients, les quiz, les sondages et autres publications interactives, les actualités de votre entreprise ou de votre secteur, les contenus inspirants (citation, livres, photos, etc) ou encore les posts axés sur vos valeurs, les focus produits ou services, les événements importants et marronniers, les “le saviez-vous”, etc.
Une fois définis, vous devrez les noter quelque part dans votre planning pour toujours les avoir à portée de main lors de vos sessions brainstorming.
Déterminer une fréquence de publication
Pour définir les jours où vous publierez vos articles ou publications, vous devez déterminer à quelle fréquence vous serez en mesure de produire et programmer vos contenus. Le principal étant d’être le plus régulier possible. Qu’il s’agisse de publier un fois par mois, une fois par semaine ou une fois par jour, l’essentiel est de fixer un rythme de publication réaliste et de s’y tenir !
Rien ne sert de publier durant une semaine non stop si c’est pour ne plus rien publier le mois suivant. Que ce soit sur Google ou sur les réseaux sociaux, cette approche est pénalisée par les algorithmes et plutôt déroutante pour les internautes. Attention cependant, réalisme ne veut pas dire manque d’ambition : plus vos publications seront fréquentes (et qualitatives) plus vous aurez de chance de développer votre visibilité ! Il faut juste être en mesure de tenir la cadence sur le long terme ou bien d’avoir des ressources internes ou externes pour vous aider.
Une fois cette fréquence déterminée, vous pourrez facilement fixer vos dates de publication et les répartir de manière équilibrée dans votre planning.
Fixer les éléments et l’agencement du planning éditorial
Maintenant que les fondations sont posées, il va falloir mettre en place les cloisons de votre planning éditorial pour que ce dernier trouve la forme la plus adaptée à votre mode de fonctionnement.
Vous devrez donc commencer par déterminer les éléments qui selon vous sont importants pour organiser au mieux vos contenus et avoir le meilleur aperçu possible.
Voici ceux que j’utilise dans la plupart des cas :
- La date de publication
- Le titre de l’article ou le sujet de la publication
- Le canal de diffusion : blog, Linkedin, Instagram, Facebook, podcast, newsletter, Youtube, etc.
- Le statut d’avancement : idées à exploiter, en cours de création, prêt à publier, publié, en attente de validation, etc.
- Rappel de l’axe éditorial : focus produit, conseils et astuces, agenda, le saviez-vous, témoignage, etc (facultatif)
- Les contributeurs concernés (si vous travaillez à plusieurs sur le planning)
- L’objectif de la publication pour vous aider à garder un cap et une cohérence (facultatif)
- Le format. Si par exemple c’est une publication Instagram : cela peut être un post dans le feed, une story, un carrousel, un reel ou encore un guide. Le préciser peut être utile pour voir en un rapide coup d’oeil le type de production à prévoir.
- Le visuel ou media s’il y en a un dans la publication (image, vidéo, gif, etc)
- Le texte rédigé ou lien vers le texte s’il est hébergé sur un autre outil (un article sur Google Doc par exemple)
- Et tout autre élément important qui selon vous doit figurer dans ce planning
Une fois ces éléments définis, en regard de votre stratégie éditoriale, vous n’aurez plus qu’à décider de leur agencement et de la forme que prendra votre planning, sachant qu’il existe plusieurs manières de faire selon l’organisation et les préférences de chacun.
Pour ma part, après plusieurs essais, celle qui finalement me convient le mieux est inspirée de la méthode Agile et “KANBAN” qui permet une meilleure visualisation de l’état d’avancement des tâches. Je m’appuie donc sur un système de colonnes représentant chacune un statut d’avancement : Idée / En cours de création / prêt à programmer / publié. Ensuite, je procède de manière chronologique dans chaque colonne, en classant les contenus par date de publication.
Mais j’insiste sur le fait que c’est une méthodologie propre à chacun et certains préférerons peut-être utiliser les en-têtes de colonne pour indiquer la semaine, le mois, voire le jour concerné, ce qui fonctionne aussi très bien. D’autre préférerons avoir un vrai affichage calendrier avec un système de cases, ou encore un simple tableau sous forme de liste. L’avantage est que c’est entièrement personnalisable, surtout avec des outils comme Notion ou Trello.
Notion permet d’ailleurs de switcher facilement d’un type de vue à l’autre, ce qui est très pratique, comme je vous le montre dans la mini-vidéo ci-dessous.
Lister tous les événements et marronniers qui pourraient vous servir dans vos contenus
Pour gagner du temps et trouver facilement des idées de publications à placer dans votre planning, listez tous les événements à venir dont vous avez dors et déjà connaissance, qu’il s’agisse d’événements ponctuels ou récurrents, à large portée (journées mondiales, grands événements sportifs, etc.), à l’échelle locale (festivals, manifestations culturelles…) ou qui concernent directement votre entreprise.
Notez également tous les marronniers, soit les événements récurrents sur lesquels vous serez susceptible de communiquer (nouvelle année, fête des mères, vacances scolaires, rentrée, changement de saison…). Vous trouverez sur la toile de nombreux calendriers qui recensent toutes les dates importantes, comme celui du Blog du Modérateur par exemple.
Ajoutez ensuite tous ses événements et leur date dans votre planning (dans votre liste d’idée par exemple).
Se constituer une bibliothèque de ressources
J’ai choisi d’en parler dans cet article bien que cela sorte un peu du contexte du planning éditorial, mais c’est selon moins un autre bon moyen de gagner du temps dans sa production de contenus. L’idée est de faire une pré-sélection d’images et autres ressources graphiques (logos, fonds, etc) qui pourront vous servir dans votre phase de création. Je pense par exemple à la constitution d’une mini banque d’images personnelle sur des visuels génériques et adaptés à votre secteur qui pourront toujours vous être utiles et que vous aurez toujours sous la main (plutôt que de passer des heures à éplucher toutes les banques d’images du web à chaque fois).
Passer à l’action en travaillant par blocs de temps
Maintenant que tout est en place, vous n’avez plus qu’à passer au remplissage de votre planning !
Pour être efficace, j’aime pour ma part travailler par blocs de temps. Certains appellent cela le “batching”. Cela vous rappelle sans doute le concept de “batch cooking” dont on a tant parlé dernièrement… Eh bien le principe est le même : au lieu de regrouper vos tâches culinaires et d’éplucher une montagne de légumes en une heure, vous allez commencer par éplucher votre cerveau, en faisant une grande session brainstorming ! Vous noterez alors (dans une colonne “idées” par exemple) toutes les pistes de contenus qui vous viennent à l’esprit, avec idéalement un mini plan pour chaque idées si vous êtes inspiré.
Lors d’une autre session, dans un autre bloc de temps donc (le jour suivant par exemple), vous pourrez avancer sur la rédaction de vos textes de publications (pour toutes vos publications du mois par exemple). Pour cette partie rédactionnelle, choisissez un moment où vous êtes bien concentré en général. Le matin par exemple.
Viendra ensuite l’étape de la création ou de la sélection des images / vidéos. À moins que vous soyez un as de Photoshop, l’application CANVA devrait beaucoup vous aider !
Vient enfin l’étape de la programmation et/ou de l’intégration de vos contenus selon le support (blog, newsletter ou réseaux sociaux). Et là encore, il existe de nombreux outils pour chaque canal : Creator Studio, Hootsuite, Buffer, Later, Agorapulse, Mailchimp, Sendinblue, WordPress, etc.
Si vous êtes arrivé jusqu’ici, alors vous êtes prêt à vous lancer ! Maintenant à vous de jouer 🙂
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